家族葬と会社への連絡手段について

家族葬とは、家族や親族・ごく親しい友人等を招き行う小規模の葬儀のことを指し、一般葬とは違い事前に参列者の人数を決められます。
そもそも家族葬において会社への報告は必要なのでしょうか。ケース別にして考えると故人が会社員の場合・故人が会社員の家族の場合に分けられます。まず、故人が会社員の場合には必ず会社に伝える必要があります。会社に亡くなった旨を伝える際には、家族葬であることが上手く会社に伝わっていないと職場の方や取引先の方が弔問に訪れ混乱をきたす恐れがありますから「葬儀が家族葬である」ことも必ず併せて伝えておきましょう。
次に故人が会社員の家族の場合ですが会社員の家族が亡くなった場合でも家族葬を行うという旨を会社に伝えておくのが得策でしょう。家族葬を行う場合には会社の方を呼ばないから会社への報告は必要ないのでは、と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが家族の葬儀を行う場合には会社の規定によっては有給休暇とは別に「忌引休暇」を取得することが可能な場合がありますし、会社によっては福利厚生の一環として弔慰金を支給される場合もあります。また、仕事上の引き継ぎなどもあるでしょうから最低限、上司には連絡しておくのが好ましいと言えるでしょう。

家族葬であっても会社への連絡はしておくべきだという事を先にお伝えしましたが、連絡手段はどのような形が良いのかなど注意点を含めお伝えしていきます。
まずは連絡手段についてですが、会社にいる時に家族の訃報を受けた場合にはその場で上司の方に口頭にて伝えると良いでしょう。会社外にいる時に訃報を受けた場合はまず上司の方に電話にて報告しておくのが良いでしょう。ここで注意が必要になってくるのが、家族葬では伝えるべき内容がいくつかありますから、電話や口頭のみであると伝え漏れの可能性が出てきます。また、報告を受けた側も細かい内容を忘れてしまう恐れもありますから、その様なアクシデントを防ぐためにも後で見返せるようにメールやLINEなど、普段使用しているメッセージツールを使用し文章としても送っておくとより確実で安心です。
家族葬の連絡を会社に入れる際にはまず上司の方に電話か口頭でとお伝えしましたが、メールの場合も同様に上司の方へ送ります。また、忌引き休暇や弔慰金に関するやりとりもありますから、必要であれば総務課にもメールを送っておくと良いでしょう。数日間会社を休む場合には取引先へ連絡を入れなければいけない場合もあります。自身が担当している取引先がある場合は念頭に置いておきましょう。この際は独断で行うことはせず連絡の前に上司への確認が必須です。
次に葬儀を家族葬で行う場合に会社へ伝える際に最も重要な点は、弔問や弔電・供花・香典などについて会社側が対応を判断できるようにすることです。家族葬ではそれらを辞退するのが一般的ですから、その旨を明確に伝えておきましょう。電話や口頭で伝えた後、改めてメールを送って文面にしておくとより確実です。会社関係者の弔問を避けるために手続き上必要がある場合を除き、敢えて葬儀の日時や場所は伝えなくても良いでしょう。
メールで会社への報告をする際には、辞退する項目がある場合は「何を辞退するのか」を明確にしておきましょう。例えば「香典は辞退するが弔電や供花はお受けしたい」という場合には、その点を明確にし確実に記載しておくとよいでしょう。家族葬に関し、会社に伝えるべき点を下記にまとめましたので参考にして下さい。

故人の氏名・続柄・命日
家族葬の日時・場所
喪主の氏名・続柄
葬儀が家族葬である旨
参列・香典・弔電・供花に関して辞退するもの

辞退する項目が殆どである場合でも、会社の規定によっては式場の情報が必要なこともありますので事前に上司や総務の方と相談し、必要であれば式場の名称や住所や電話番号などの式場情報も合わせて記載しておくとよいでしょう。

その他の注意点について

家族が亡くなってから遺族として家族葬を取り仕切る際には事前準備ならびに葬儀後にもやるべきことが多くあります。出勤日と重なることにもなりますから、必然的に忌引き休暇を取得する必要が出てきます。実際の忌引き休暇の規定は会社によって様々ですから事前に社内規定をしっかりと確認し、上司と日数の調整を行う必要があります。忌引き休暇の日数は故人との関係性で決まることが多く、近い関係であるほどその期間は長くなります。一般的に配偶者の場合であれば十日程度、両親の場合であれば七日程度、兄弟姉妹や祖父母であれば三日程となります。
ご家族に不幸があった場合には、親戚などの関係各所への連絡のみならず、葬儀会社や菩提寺とのやりとりなどで遺族は大変多忙になります。忙しい中で連絡がつい後回しとなり誤って漏れてしまっていたということにもなりかねないですから、会社には可能な限り早めに連絡を取っておくと良いでしょう。不幸は時を選ばず突然にやってくるものですから、訃報を受けたタイミングが夜間や休日であった場合には上司の方への連絡を躊躇してしまう場合もあるかもしれません。
しかし、その場合には電話ではなく取り急ぎメールなどで知らせておけば問題ありません。忌引き休暇の取得や不在期間中の社内での業務の調整等がありますから可能な限り早く知らせることの方が優先度は高くなりますので、訃報を受けた際にはまず可能な限り早めに上司の方への報告を行いましょう。忌引き休暇を取得する場合には代理の社員に業務の引継ぎを依頼する事も大切です。上司や同僚などにお願いするのが一般的です。可能であれば、出社して直接指示するのがミスも少なく望ましいのですが、葬儀の準備等で多忙な場合がほとんどなのでその場合には電話やメールでも問題ありません。
どうしても自分が対応する必要が出た場合に備え、緊急連絡先を伝えておくき、即日対応できる可能性が低い旨をあらかじめ伝えておきましょう。社内の休暇申請などには、通常であれば定められた書類にて手続きを行います。ただし、忌引き休暇の申請は上司に報告しておけば書類提出は後日でも可能な場合がほとんどですが、社内規定により必要書類は様々ですから事前に上司や総務の担当者に確認して休暇明けに会社に戻った際に必要書類一式を提出しましょう。

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